ESTADO ACTUAL TAREA MÓDULO 2
INFORMACIÓN A INCLUIR
EN EL ACTO DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO ELYPSIUM
A pesar de no
ser el proyecto con mayor puntuación reflejada en el análisis anterior
escogeremos el proyecto exterior 2 ya que lo consideramos el más viable: “Desarrollo de un sistema de verificación y seguimiento
de indicadores en la mejora de la implantación de los sistemas telemáticos y de
teletrabajo”.
1.- IDENTIFICACIÓN
Primer nombre: Proyecto
TET 2020
Segundo nombre: Adaptación unidades administrativas a
la tramitación electrónica y el teletrabajo.
2.- DESCRIPCIÓN
Proyecto
consistente en adaptar los procedimientos administrativos de tramitación más
reiterativos tanto a la tramitación electrónica por parte de los usuarios,
dándoles apoyo digital e implantar la gestión mediante el teletrabajo por parte
de los empleados públicos dotándoles de las herramientas, material y formación
para posibilitar la gestión fuera de las dependencias administrativas y por
tanto reduciendo costes en infraestructuras, tiempos de desplazamientos además
de favorecer la conciliación familiar.
3.- JUSTIFICACIÓN
La justificación
de los dos objetivos del proyecto seria:
Tramitación electrónica:
A día de hoy y a
pesar de la implantación electrónica que se está implantando en la
administración tras la aprobación de la Ley 39/2015, de 1
de octubre la mayor parte de los ciudadanos no se ven capaces de realizar la
tramitación telemática bien por no disponer de las herramientas necesarias
(equipos, certificados digitales, escáner, etc.…) o bien por considerar que
para lo único que sirve es para reducir la administración (totalmente
incierto). Por lo que acaban o bien no realizando la tramitación o
encargándosela a un tercero con el consiguiente incremento de coste para el
usuario.
Por tanto y para dar respuesta a
las razones expuestas anteriormente se crearan en principio aparezcan las
denominadas Oficinas de Asistencia en Materia de Registros (OAMR), que
sustituirán a las oficinas de registros tradicionales y permitirán a los
interesados, dirigir a las administraciones públicas sus solicitudes y
documentos en papel, mediante su conversión en formato electrónico.
La creación de estas oficinas
requerirá un gran esfuerzo a la administración y un tiempo probablemente largo
de implantación.
Nuestro proyecto por tanto da
respuesta a esta necesidad proponiendo acelerar la creación de dichas oficinas
mediante el análisis de procedimientos y su adaptación a las necesidades de los
ciudadanos.
Implantación
Teletrabajo:
Hoy en día el uso del
teletrabajo prácticamente es residual ya que se circunscribe a la actuación de
escasos empleados públicos como jefes de sección, cargos de libre designación o
responsables que utilizan la firma digital desde equipos personales para la
utilización del Port@firma. En general su uso es muy limitado, no siendo así en
departamentos de gestión de proyectos exteriores o en el uso realizado por
colaboradores externos los cuales utilizan dicha metodología como vía habitual
de intercambio con la administración.
Nuestro proyecto propone llevar
el teletrabajo a los puestos base de las unidades administrativas, es decir a
aquellas personas que realizan tramitaciones puras de gestión lo que conlleva
una monotonía que muchas veces acaba en una falta de productividad.
Gracias a la aparición de nuevas
tecnologías basadas en la comunicación, el trabajo colaborativo y en red ha
pasado a ser la metodología de trabajo más eficaz y usada en las
organizaciones.
Nuestra proyecto propone dotas a
los empleados públicos de una mayor motivación la cual se basara en tres
elementos fundamentales, estos elementos han sido investigados por un gran
número de analistas, entre ellos destacada Daniel Pink (julio de 2009,) Su teoría, llevada a la práctica en las mejores compañías de
tecnología del mundo, revela unas conclusiones sorprendentes sobre lo que
realmente motiva a las personas.
Estos elementos son:
a) La Autonomía: Diferenciada claramente de control y de la independencia. El
control es la antítesis de la autonomía y lleva a la obediencia, la autonomía
lleva al compromiso. La independencia refleja el individualismo y la soledad,
la autonomía es un concepto ligado al hecho de decidir uno mismo aspectos
relacionados con el “cómo y cuándo”: elección de horarios flexibles, lugares de
trabajo, como realizar la tarea…las investigaciones han encontrado un vínculo
entre la autonomía de las personas y su bienestar en todos los países
desarrollados del mundo. La autonomía es perseguida por la gente porque mejora
sus vidas y tiene un poderoso efecto sobre el rendimiento y la actitud individual.
El
trabajo en red nos permite poder disfrutar de dicha autonomía, cada persona que
forma un equipo o grupo de trabajo puede disponer de autonomía en la elección
de lugares y horarios sin perder de vista la interdependencia que mantiene con su
unidad ni los objetivos y metas a alcanzar.
b) El Dominio. Cuando se habla de dominio se está haciendo referencia a la
maestría. Este es uno de los elementos más motivadores para las personas,
realizar lo que le gusta y hacerlo con maestría, o lo que es lo mismo, alcanzar
el dominio sobre lo que se es capaz de hacer. Para que se mantenga viva la
motivación, el dominio se debe comportar como una meta difícil de alcanzar, es
decir, como aquella línea a la que se puede acercar pero nunca se puede llegar
a tocar. Un ejemplo claro son los deportistas, aunque hayan coleccionado
victorias y trofeos, en sus charlas a la prensa y sus discursos siempre hacen
referencia a la mejora constante para superar los tiempos y mejorar resultados.
El
dominio está ligado también al concepto de compromiso, si la tarea es producto
de la obediencia, se convierte en un trabajo tedioso donde difícilmente
alcanzaremos el dominio, en caso contrario si la tarea es producto del
compromiso, se convierte en una suerte de ocio. El trabajo en red permite que
las personas puedan perfeccionar el dominio y la maestría a través de otras
personas, sobre todo en entornos de aprendizaje.
c) La finalidad. Es quizá el elemento más motivador que se puede experimentar.
Una persona que trabaja con autonomía para alcanzar el dominio rinde a niveles
muy altos, pero aquellas personas que lo hacen al servicio de un objetivo
superior lo pueden lograr todavía más. Las personas más profundamente
motivadas, más productivas y satisfechas, asocian sus deseos a una causa más
importante incluso que ellas mismas.
Dominio,
autonomía y finalidad son conceptos que quedan ligados al trabajo colaborativo
y en red y que por tanto promueven la motivación en las personas, el alcance de
metas, y por tanto, el reconocimiento profesional.
4.- OBJETIVOS
1.- Aumentar las tramitaciones telemáticas de los procedimientos por
parte de los ciudadanos hasta conseguir el 90 % en el 2020.
2.- Mejorar “la satisfacción recibida” por parte de los ciudadanos
medida mediante encuestas de satisfacción trimestrales al menos en un 30 5
anual.
3.- Incrementar el uso del teletrabajo por parte de los empleados
públicos al menos en un 50 % anual en las unidades administrativas que no presten
servicio de atención personalizada al ciudadano.
4.- Reducir el coste de la infraestructura material de las unidades
administrativas donde se utilice el teletrabajo en un 30 % anual.
5.- Aumentar la capacitación profesional de los empleados públicos
mediante acciones formativas de mejora de procedimientos e implantación de
procesos de retroalimentación hacia los mismos. Al menos 2 acciones anuales.
5.- ALCANCE
Los productos
finales en nuestro caso consistirán en los servicios prestados tanto a la
ciudadanía como a los empleados públicos.
A la ciudanía: - Servicio de
apoyo a sus tramitaciones.
-
Formación y colaboración es sus trámites.
A los empleados públicos:
- Disponibilidad
de conciliación familiar y como consecuencia felicidad.
- Autonomía y
responsabilidad y como consecuencia bienestar y productividad.
6.- RECURSOS
Como hemos
mencionado anteriormente las unidades dependerán estructuralmente de la Dirección General de Política Digital integrada
en la Consejería de Hacienda y Administración Pública cuya estructura orgánica
actual según el Portal de Transparencia de la Junta de Andalucía es:
Estableceremos una
estructura dependiente de la misma y que consistirá en un servicio adicional
con una unidad administrativa por provincia, dependiente de dos puestos de
libra designación (Andalucía Oriental y Andalucía Occidental) sobre los cuales
recaerán las funciones de planificación y gestión del proyecto así como la
coordinación de las diferentes unidades su cargo.
Por tanto la distribución de personal de nuestro proyecto sería el
siguiente:
Analista de programas y procedimientos 6754710 . ANALISTA
FUNCIONAL
|
||||
http://www.juntadeandalucia.es/organismos/haciendayadministracionpublica/consejeria/organigrama.html
Por tanto nuestro nuevo servicio se denominara:
Servicio de
Coordinación Telemática de Procedimientos y Teletrabajo
7.- COSTES
Los costes de
proyecto y por tanto de los servicios prestado serán los derivados de la puesta
en marcha de una unidad administrativa por provincia dotada según los recursos
estimados en el punto 6, dada la dificultad de análisis y el tiempo necesario
de desarrollo del cual disponemos procederemos a cuantificar el coste por
asimilación.
Con el fin de proceder al detalle de dicho gasto en un futuro vamos a
asimilar el coste anual a un programa ya establecido en los presupuestos de 2017
Por tanto la unidad estará formada por 5 personas, en el total de la
Comunidad Autónoma un total de 42 personas incluyendo los dos coordinadores.
Por asimilación
podemos tomar como referencia en los presupuestos publicados de 2017 y
concretamente en el “Estado de Ingresos y Gastos por Programas y Estados de
Gastos. Resumen por Servicios” los
gastos del programa de “MODERNIZACION Y GESTION DE LA FUNCION PUBLICA”. En ellos se detalla el gasto tanto de personal como
el gasto corriente en bienes y servicios. Considerando que dicha unidad dispone
de 204 personas, si establecemos una simple correlación aritmética para 42
personas el gastos seria de un 20,59 % y
por tanto de un gasto anual asimilado por programa de 2.796.031,37 €.
Coste previsto de personal por Unidad (8 unidades) según la página de la propia Consejería de Hacienda y Administración Pública podemos estimar un rango de retribución por puesto , la cual ver a continuación.
Repercusión Coordinador de
zona Repercusión 25 %
A1
|
-
|
PLD
|
1
|
F
|
28
|
0€ - 50630,58€
|
Jefe de servicio
A1
|
-
|
PC
|
1
|
F
|
25
|
0€ - 38156,86€
|
Técnico informático
A1
|
-
|
PC
|
1
|
F
|
25
|
0€ - 40839,40€
|
Analista de programas y
procedimientos
A1-A2
|
-
|
PC
|
3
|
F
|
23
|
31774,68€ - 33581,24€
|
Administrativos (2)
C1-C2
|
-
|
PC
|
1
|
F
|
16
|
22489,36€ - 24025,94€
|
8.- TIEMPO
El tiempo estimado
para su implantación completa es de 3 años, (2017-2020) hasta y completa
implantación. Es decir una unidad por provincia.
Existirán además
ítems parciales a conseguir según los objetivos marcados en el punto 2 de
nuestro proyecto.
9.- ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
Las
especificaciones técnicas de la unidad serán las mismas que las requeridas para
cualquier unidad administrativa de la Junta de Andalucía en cuanto a equipos
informáticos y material.
10.- LIMITACIONES
Las limitaciones a
nuestro proyecto independientemente de los recursos técnicos y humanos que a
priori no deberían existir son básicamente legislativas, ya que cualquier nueva
norma, decreto o ley que afecte tanto al ámbito de la tramitación electrónica
como al teletrabajo requerirá una revisión de nuestro proyecto.
11.- INTERESADOS
Evidentemente los
interesados finales serán los ciudadanos y los empleados públicos.
12.- ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
Aunque como hemos
mencionado el área responsable será Dirección
General de Política Digital el responsable de gestionar el proyecto será los
coordinadores o coordinadoras de proyecto, responsables tanto de la
planificación de sus correspondientes áreas geográficas así como de la
representación y presentación del proyecto ante los responsables público.
13.- RIESGOS INICIALES
Los riesgos
iniciales se establecen en principio en la propia administración y sus
responsables. Siendo los siguientes:
1º.- Falta de confianza en el proyecto por parte de los responsables la
Administración Pública.
2º.- Falta de medios materiales y recursos humanos debido a la falta de
créditos en los presupuestos anuales.
3º.- Falta de implicación de los empleados públicos en el proyecto.
14.- REQUISITOS DE APROBACIÓN DEL PROYECTO
Los requisitos de
aprobación pasan necesariamente por la redacción, elaboración y presentación a
la Dirección General de Política
Digital. Dicha Dirección debe plantear en los presupuestos anuales siguientes
la necesidad de crédito para el mencionado proyecto TET 2020.
15.- NOMBRAMIENTO DE LOS RESPONSABLES
El nombramiento de
los responsables se sujetara a la planificación de proyecto por lo que debe
ajustarse en forma y plazo a las siguientes fechas:
2 Aprobación Decreto
creación lunes 08/01/18
3 Aprobación
contratación Directores Proyecto lunes 14/05/18
4 Desarrollo zona
Andalucía Occidental lunes 16/07/18
9 Desarrollo zona
Andalucía Oriental lunes 19/11/18
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