FICHA DE LA ORGANIZACIÓN
- Nombre de la organización
Unidad
Estratégica de Tramitación Electrónica y Teletrabajo
- Actividad principal
Facilitar e intensificar la gestión de la
ciudadanía mediante la tramitación electrónica e Introducir e intensificar el teletrabajo en la administración pública
- Ámbito de actuación: local, autonómico o administración central
A nivel autonómico e implantación en toda la Junta de Andalucía.
- Nivel actual de gestión: sistema de gestión de calidad, procesos y proyectos
Desarrollo de proyectos de procesos y gestión del
tiempo
PROYECTO ELYPSIUM
El título de
nuestro proyecto es consecuencia de la idea plasmada en una película reciente
donde unos pocos privilegiados viven en una estación orbital donde se pueden
curar de cualquier enfermedad, mientras que el resto de ciudadanos viven en una
tierra superpoblada y agonizante por haber perdido todos sus recursos naturales
y donde la gente fallece por no existir atención sanitaria. La trama finaliza
cuando a través de un enfermo por radiación al cual se le implanta un programa
informático en su mente se consigue convertir en ciudadanos de Elypsium a todos
los habitantes de la tierra y estos como consecuencia reciben atención
sanitaria.
La similitud con
nuestro proyecto se centra en que en la actualidad y aunque las instituciones
facilitan e intentar implantar tanto el uso de la tramitación electrónica como
el trabajo telemático a distancia, la mayoría de los ciudadanos son reticentes
a la primera. De la misma manera la mayor parte de la administración (o sus
responsables) son reticentes al trabajo telemático desde casa.
Nuestro proyecto
pretende alcanzar la meta de que no tan solo unos pocos “privilegiados”
entiendan y utilicen tanto la tramitación electrónica como el teletrabajo sino
que al final todos seamos ciudadanos plenos, es decir interactuemos de forma
telemática permitiéndonos disponer de un tiempo libre personal que nos permita
disfrutar del mismo creciendo como personas.
El
ámbito de aplicación podría ser cualquier Administración Pública, pero nos
vamos a centrar en la Administración Pública de la Junta de Andalucía. Para
ello vamos a realizar un análisis con referencia a los objetivos señalados a
continuación. Vamos a aprovechar la experiencia de los miembros del equipo en
esta organización, ya que la mayoría formamos parte de ella.
Los futuros objetivos se basaran en dos
principios fundamentales tanto de los responsables de la Administración Pública
como de sus funcionarios que deben ser:
PRINCIPIO DE
PRESENCIA
Hoy
en día el control de presencia en la Administración se justifica mediante un
control horario, que en muchos casos no es eficiente ni eficaz. Nuestro
proyecto requiere otro tipo de control basado en la productividad y el número
de expedientes y resoluciones emitidas de tal manera que este sea más eficaz y eficiente.
PRINCIPIO DE
OTROGAMIENTO DE CONFIANZA
Los
directivos y responsables de la Administración otorgarán la confianza necesaria
en el personal de la administración para que estos puedan desempeñar su trabajo
incluso mediante procedimientos de teletrabajo. Evidentemente bajo unos mínimos
estándares de productividad y rendimiento.
PRINCIPIO DE
RESPOSABILIDAD DEL PERSONAL
Este
principio es complementario al anterior y se basa en la propia responsabilidad
del personal de la administración en cumplir en todo momento con unos mínimos estándares
de productividad y rendimiento.
OBJETIVOS.
Objetivos
externos
1º
Facilitar e intensificar la gestión de la ciudadanía mediante la tramitación
electrónica mediante acciones de implementación y publicidad activa hacia los
ciudadanos.
Objetivos internos
2º Introducir e intensificar el
teletrabajo en la administración público en los procedimientos de gestión
rutinarios, facilitando tanto la conciliación laboral y familiar.
3º Incrementar la productividad
de los recursos humanos de la Administración mediante un empoderamiento del
mismo dándole mayor responsabilidad y a la vez confianza de gestión mediante el
teletrabajo.
ANTECEDENTES.
Vamos a intentar fotografiar tanto la situación actual como la futura en las dos líneas de actuación de los objetivos señalados.
Línea de actuación: Tramitación telemática:
Impacto de la ley
39/2015 sobre la tramitación electrónica por parte de la ciudadanía.
Hasta ahora
hemos comentado como la ciudadanía puede presentar sus escritos dirigidos a la
administración pública bien a través de las oficinas de registro, en formato
papel, o bien de modo electrónico por internet, a través del registro
telemático.
Pues bien,
esta situación cambia por completo con la publicación de la Ley 39/2015, de 1 de
octubre, al establecer que, a partir del 2 de octubre de 2018, sólo serán
posibles las presentaciones de documentos en formato electrónico, debiendo
contar todas las Administraciones Públicas con un Registro Electrónico General.
Estos
registros deberán estar interconectados entre sí y permitir la transmisión
telemática de los asientos registrales y de los documentos que se presenten en
cualquiera de ellos. De este modo, todas las administraciones públicas,
incluidas lógicamente las entidades locales, están obligadas a recibir y
registrar los escritos dirigidos a los órganos de cualquier administración
pública.
Todo esto
conlleva que aparezcan las denominadas Oficinas
de Asistencia en Materia de Registros (OAMR), que sustituyen a las oficinas de registros tradicionales y permitirán
a los interesados, dirigir a las administraciones públicas sus solicitudes y
documentos en papel, mediante su conversión en formato electrónico.
Con una salvedad importante, para
tener derecho a esta asistencia, el interesado no puede estar incluido entre
los obligados a relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas
según
establece el artículo 14 de la Ley 39/2015
En definitiva, si el interesado es una persona física, puede optar
por realizar la presentación electrónica bien, en internet por sus propios
medios, o bien acudir a una OAMR con los documentos en papel, para que se los
conviertan en formato electrónico y realizar así la presentación en el
registro.
En cambio, si el interesado es, por ejemplo, una persona jurídica,
no tiene esta opción, y está obligada a realizar la presentación electrónica
con sus propios medios. Gráficamente, los modos de presentar escritos, antes y
después del 2 de octubre de 2018, se puede representar así, aplicándolo a la
Administración de la Junta de Andalucía:
Antes 2 octubre 2018
Después de 2 de octubre 2018
En la actualidad las políticas referentes a la evaluación de la implantación de la tramitación electrónica en la junta de Andalucía corresponden a la Dirección General de Política Digital como puede verse en su página web.
Como podemos observa
r en el propio informe anual de 2016:
4.
Solicitudes de Servicio por canales de entrada
4.1
Situación actual
El 'Origen' establecido
para la Línea IGA JdA viene determinado actualmente por los siguientes canales
de entrada:
- Canal telefónico y por
correo electrónico:
- Consultas a través del
portal Atención a la Ciudadanía.
Adicionalmente, en el
presente apartado se explicitan los resultados obtenidos relativos a las líneas
de Servicio que comparten los canales de entrada con la línea IGA-JdA. En este
sentido, se consideran los siguientes Servicios:
- Solicitudes de Servicio
relativas a la Línea de Servicio BOJA.
- Solicitudes de Servicio
referente al Libro de Sugerencias y Reclamaciones (LSR).
- Solicitudes de Servicio
relativas a la Línea de Servicio Instituto Andaluz de Administración Pública
(IAAP).
- Solicitudes de Servicio
relativas a la Línea de Servicio Registro de Altos Cargos (RDAC).
A continuación se muestra el volumen de
Solicitudes de Servicio registradas durante el año de análisis según los
canales anteriormente mencionados:
Como podemos observar la
mayoría de los ciudadanos se relacionan con la administración a través del
canal telefónico como primera opción, nuestra propuesta es invertir la
mencionada tabla de tal manera que la consulta telemática se convierta en la
primer canal de comunicación con la ciudadanía.
Línea de
actuación: Teletrabajo
En la actualidad
el tratamiento del teletrabajo se ha regulado o intentado mediante la siguiente
normativa si bien no se ha desarrollado una norma específica:
1.3.1 Decreto 349/1996, de 16 de julio, regulación de las diversas formas
de prestación del tiempo de trabajo del personal funcionario en la
Administración de la Junta de Andalucía
1.3.2 Orden de 29 de julio de 1996, sobre jornadas y horarios en
la Administración General de la Junta de Andalucía
1.3.3 Orden de 14 de Enero de 1997, procedimiento a seguir para
la prolongación de la permanencia en la situación de servicio activo de
los funcionarios públicos que prestan sus servicios en la Junta de Andalucía
1.3.5 Acuerdo de 3 de junio de 2013, sobre medidas en materia de jornada
laboral, ausencias y permisos para la conciliación de la vida personal,
familiar y laboral de las empleadas públicas y empleados públicos
Para poder disfrutar de dicha conciliación, muchas
administraciones han restringido dicha opción a ciertos colectivos como podemos
ver en el siguiente artículo publicado en el periódico digital “Hoy.es” con
fecha 5 de diciembre de 2016:
http://www.hoy.es/extremadura/201612/05/junta-permitira-empleados-teletrabajo-20161205134310.html
La Junta permitirá a sus empleados el teletrabajo hasta dos años seguidos
· Las solicitudes se regularán en régimen de convocatorias anuales y tendrán preferencia embarazadas y víctimas de violencia de género
5 diciembre 201613:44
Los empleados de
la Junta de Extremadura podrán disfrutar de hasta dos años de trabajo a
distancia, al que se podrá acceder mediante un sistema de convocatorias
anuales. Así lo establece el proyecto de decreto elaborado por la Consejería
de Hacienda y Administración Pública para conceder una nueva regulación a
esta práctica laboral.
Según recoge el
proyecto, gracias a los avances tecnológicos el teletrabajo es un modelo
técnicamente viable que tiene beneficios económicos tanto para el empleador
como para sus empleados, ya que permite reducir costes de materiales y
desplazamiento. Pero los beneficios también son sociales, ya que es una manera
de conciliar la vida laboral y familiar, lo que además puede repercutir en una
mejora de la productividad. Sin embargo, aún no está implantado en toda su extensión
en la Administración pública.
Algunas
modificaciones
Para impulsarlo,
esta norma cumple con lo recogido en la Ley de Función Pública del año 2015,
que establece la obligación de desarrollar reglamentariamente el teletrabajo.
Además, sustituye a un decreto del 2012, en el que se establecieron unas
bases para su implantación y la puesta en marcha de un programa experimental.
Una vez culminado y evaluado, se decide promover esta modalidad de prestación
de servicio con algunas modificaciones.
Entre ellas, ya no
se establece un periodo mínimo de seis meses entre periodos de teletrabajo,
sino que se podrá dar continuidad a esta situación. Tendrá un plazo de un año,
pero en el decreto se plantea que se pueda prorrogar hasta dos años.
No podrán acceder a esta modalidad los puestos en
oficinas de registro y atención e información a la ciudadanía; los puestos
con funciones de dirección, coordinación y supervisióm; los eventuales
y de libre designación y aquellos que requieren una prestación
presencial.
Podrán acceder al teletrabajo quienes se encuentren en servicio
activo o en una situación administrativa que conlleve la reserva del puesto
de trabajo y acumulen al menos un año de desempeño en el puesto.
El interesado
deberá presentar una declaración responsable que acredite que el lugar
desde el que vaya a realizar su labor cumple con la normativa en materia de
seguridad y salud laboral.
Asimismo, deberá
aportar un ordenador personal con acceso a Internet a través de una
conexión suficiente y segura. También tendrá que solucionar las incidencias en
su equipo informático que le resulten imputables y facilitar un teléfono de
contacto por si se necesita su presencia.
Por su parte, la
Administración facilitará una dirección de correo electrónico, las
aplicaciones necesarias y un escritorio remoto que reproduzca el puesto
físico de origen. También deberá conceder formación específica.
En líneas
generales, la jornada de trabajo se distribuirá de manera que tres días a la
semana se presten de forma no presencial y el tiempo restante en jornada
presencial. Corresponderá a los responsables de los servicios determinar las
tareas concretas a realizar y el seguimiento de la labor desarrollada.
Se recoge que la
autorización podrá revisarse cuando se produzca un incumplimiento por parte
del empleado o si lo requiere la Administración de forma acreditada. También se
permite la suspensión temporal por circunstancias sobrevenidas o por
necesidades del servicio. Por su parte, el interesado podrá renunciar en
cualquier momento.
Quién
se beneficia
Habrá dos
colectivos con un tratamiento especial y preferente. Como en la actualidad,
las empleadas públicas en periodo de gestación podrán solicitar el
teletrabajo sin sujeción a plazo y obtener la autorización para prestar el
servicio a distancia sin que les afecte el cupo de plazas, pero siempre que
residan en localidad distinta donde se halle su puesto. También se suman
aquellas que tengan la condición de víctimas de violencia de género,
independientemente de su lugar de trabajo.
Sistema
de convocatorias
El decreto
establece que se llevarán a cabo convocatorias anuales para que los
empleados interesados en acceder al teletrabajo presenten sus solicitudes.
Tendrán periodicidad anual y se publicarán en el Diario Oficial de Extremadura.
En la regulación en vigor se indica que podrán solicitarlo tras la aprobación
de un programa específico.
La convocatoria
recogerá el número máximo de puestos que pueden ser autorizados para el desempeño a distancia dentro de cada
consejería, las condiciones que deben cumplir los solicitantes, el
procedimiento de autorización y los sistemas de evaluación del trabajo
desempeñado en régimen no presencial.
Cuando haya más de
un solicitante en un mismo servicio, centro o unidad administrativa los
responsables deberán indicar el número máximo de empleados públicos que podrían
prestar simultáneamente sus servicios en régimen de teletrabajo.
En esos casos,
será necesario baremar las solicitudes para establecer un orden de preferencia.
Tendrán prioridad aquellos que no hayan accedido a este modelo en la
convocatoria anterior. Si el número de solicitudes sigue superando a las plazas
disponibles, se atenderá al número de hijos y sus edades, la distancia entre la
localidad de domicilio y el lugar de trabajo, si el interesado tiene
descendientes o familiares con discapacidad, que el empleado tenga una
discapacidad que afecte a su movilidad y que forme una familia monoparental.
Otra de las
novedades del decreto es la creación de la Comisión Técnica de Seguimiento
del Teletrabajo, cuya función será servir de órgano de evaluación y
valoración de los resultados de las diferentes convocatorias que se vayan
sucediendo en el tiempo.
En esta línea la Administración Pública ha desarrollado diferentes
actuaciones de formación como podemos ver en la propia página del IAAPP.
Aunque en las mismas siempre se ha priorizado la flexibilidad horario como principal criterio para los Planes de conciliación de la vida personal y familiar, dejando el teletrabajo como un elemento residual o complementario sobre todo para aquellos responsables de procedimientos que precisan de su firma. Para ello se les dota de los enlaces y firmas necesarios para realizar dicha rúbrica a través de las redes.
A continuación
exponemos alguno de los enlaces existentes en la red sobre teletrabajo:
Documentación de interés
Aquí encontrarás todo tipo de documentación de interés como enlaces,
documentos o fuentes de información relacionadas con el teletrabajo, trabajo
desde casa o trabajo a distancia.
- El libro blanco del teletrabajo en España – Fundación Más Familia
- El impacto del teletrabajo en el derecho del trabajo a la luz de la nueva regulación española – Artículo del profesor Jesús Lahera Forteza de la UCM (España)
- Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del teletrabajo – Junta de Andalucía (España)
- Teletrabajo: criterios para su implantación – Instituto Nacional de Higiene en el Trabajo (España)
- Manual para la implementación de programas piloto de teletrabajo en la Administración General del Estado – Ministerio de Administraciones Públicas (España)
- Teletrabajo en España, acuerdo marco y administración pública – Revista Internacional de Organizaciones (RIO)
- Contrato de trabajo a distancia
En la actualidad en Andalucía coexisten varias
iniciativas como de la Consejería de empleo, empresa y comercio donde se han
desarrollado dos proyectos de innovación tecnológica:
“Innovación Organizativa: cuyo principal objetivo era desarrollar en
las empresas nuevas formas de organización del trabajo, que aumentaran su
productividad, potenciaran su competitividad y mejoraran la calidad de vida y
de trabajo de sus empleados. Bajo este marco estratégico se articularon dos
proyectos: Impulso del Teletrabajo y Empresa 2.0”
Incluso la propia
Junta de Andalucía edito una Guía de recomendaciones y bueas prácticas para el
impulso del teletrabajo basadas en el estudio de 11 empresas que ya disponían
de él, sin embargo sigue siendo minoritario la implantación del mismo en la
propia Junta. Adjuntamos el enlace.
Guía de recomendaciones y buenas prácticas para el impulso del ...
www.fundacionuniversia.net/fichero?id=2003
10 nov. 2012 - Consejería de Empleo de la Junta de Andalucía. ..... La principal referencia normativa es el Acuerdo Marco Europeo sobre teletrabajo, firmado por los ... Convenio colectivo de la empresa pública de
Informática creada por la diputación .... Gestión y supervisión. Regulación. Prevención de riesgos laborales.
PROCEDIMIENTO DE
IMPLANTACIÓN
Propuestas:
Nuestra
propuesta se basa básicamente en la creación de una unidad transversal
denominada “Unidad Estratégica de Tramitación Electrónica y Teletrabajo”
dependiente de la actual Dirección General de Política Digital. Dicha unidad
tendría como funciones principales las siguientes:
- Instar a las Autoridades y Organismos Públicos a la implantación de procesos telemáticos, solicitar su colaboración, tanto en el ámbito social como en el humano y profesional para el buen fin de los objetivos.
- Instar a la Administración Pública, tanto a sus Órganos directivos como funcionales a la implantación de procesos que permitan el teletrabajo en los procedimientos de gestión habituales y repetitivos dentro del Catálogo de Procedimientos Administrativos.
- Desarrollar proyectos y campañas entre el funcionariado dirigido a su empoderamiento facilitando el teletrabajo y la conciliación familiar, incluyendo la divulgación en centros de trabajo. Llegando incluso a nivel de unidades administrativas.
- Desarrollar proyectos de interés general que contribuyan a la mejora de calidad de vida personal y social de las personas que formamos la Administración.
- Difundir el concepto de Gobierno Abierto entre el personal funcionario y realizar actuaciones de formación.
- Dotar al personal que así lo solicite de las herramientas necesarias para realizar sus funciones de forma telemática. Evidentemente en los procesos que así se determine mediante acuerdos con los responsables de las unidades administrativas correspondientes cumpliendo evidentemente con los ratios establecidos y que actualmente se realizan en las unidades correspondientes.
La mejora y
transformación de nuestra administración es posible y necesaria.
El ámbito territorial de actuación
comprenderá principalmente todo el territorio de la Región de Andalucía.
DAFO.
Debilidad Amenaza
Fortaleza Oportunidad
La matriz DAFO en
nuestro caso será clave para la selección de los proyectos de la futura “Unidad
Estratégica de Tramitación Electrónica y Teletrabajo” “tanto, a nivel interno (debilidades internas) o externo
(oportunidades externas).
Después de nuestro análisis y estudio procedemos a desarrollar la siguiente matriz:
Después de nuestro análisis y estudio procedemos a desarrollar la siguiente matriz:
DEBILIDADES
INTERNAS
|
AMENAZAS
EXTERNAS
|
Falta de voluntariado
del personal de la Unidad frente a ciertas acciones y proyectos.
|
Bajo nivel de
conciencia y educación ciudadana en lo referente a tramitación electrónica.
|
Falta de difusión
las actividades realizadas.
|
Escasa valoración de
los ciudadanos por el teletrabajo del
personal funcionario.
|
Falta de recursos
económicos para la puesta en marcha por parte de los órganos directivos de la
administración.
|
Escasa formación
digital por parte de la ciudadanía, debido principalmente al actual
desarrollo de la pirámide generacional.
|
Escasa o nula
coordinación y comunicación entre nuestra unidad y otras unidades
administrativas o de otras administraciones.
|
Injerencias externas
por parte de entidades interesadas en la rápida resolución de expedientes administrativos.
|
FORTALEZAS
INTERNAS
|
OPORTUNIDADES
EXTERNAS
|
Dependencia directa
de la Dirección General de Política
Digital
|
Creciente
implantación de la era digital y de las nuevas tecnologías.
|
Línea directa con
los servicios informáticos para la puesta en marcha de los proyectos.
|
Mejora de la calidad
de los servicios prestados por las Administraciones.
|
Personal experto en
los campos de gestión de proyectos, calidad y recursos humanos.
|
Implantación del
nuevo concepto de Gobierno Abierto por parte de las Administraciones.
|
Reducción muy importante
de los costes de infraestructura de la
Administración.
Menor número de
edificios y una simplificación de las unidades administrativas de tramitación
|
A la vista de nuestras
debilidades internas, surgen los siguientes proyectos:
Proyectos internos.
Proyectos internos.
A. Elaboración de planes de formación y
concienciación del personal.
B. Implantación de un sistema eficaz de
comunicación, tanto para la difusión de las actividades y proyectos realizados
y como para los futuros proyectos, así como para aportación externa de nuevas
ideas.
C. Desarrollo de áreas de conocimiento de cada
unidad administrativa.
D. Desarrollo y puesta en marcha de un
protocolo de coordinación con otras unidades y organismos para desarrollar
proyectos de implantación por áreas temáticas administrativas.
A la vista de las
oportunidades externas, surgen los siguientes proyectos:
Proyectos
externos.
- Desarrollar nuevos sistemas de colaboración con las administraciones.
- Desarrollo de un sistema de verificación y seguimiento de indicadores en la mejora de la implantación de los sistemas telemáticos y de teletrabajo.
- Incrementar el desarrollo de la implantación de Gobierno Abierto.
- Desarrollo de nuevos programas de formación continua basados no solo en cursos abiertos de formación continúa sino también en desarrollo de los propios procedimientos administrativos de cada unidad.
PONDERACIÓN PROYECTOS
CRITERIOS
|
PONDERACIÓN
|
|
A
|
Impacto positivo en los usuarios
|
x 5
|
B
|
Impacto positivo en el personal
|
x 4
|
C
|
Proyecto viable económicamente
|
x 2
|
D
|
Proyecto innovador
|
x 3
|
E
|
Proyecto viable técnicamente
|
x 4
|
N.
|
PROYECTOS
INTERNOS
|
CRITERIOS DE SELECCIÓN
(Valor de 1 a 5) x Ponderación
|
TOTAL
|
|||||
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
||||
1
|
Elaboración de planes de
formación y concienciación del personal.
|
3
|
5
|
4
|
3
|
4
|
68
|
|
2
|
Implantación de un sistema eficaz de
comunicación, tanto para la difusión de las actividades y proyectos
realizados y como para los futuros proyectos, así como para aportación
externa de nuevas ideas.
|
3
|
4
|
4
|
5
|
3
|
66
|
|
3
|
Desarrollo de áreas de conocimiento en cada
unidad administrativa.
|
4
|
5
|
2
|
5
|
3
|
71
|
|
4
|
Desarrollo y puesta en marcha de un protocolo
de coordinación con otras unidades y organismos para desarrollar proyectos de
implantación por áreas temáticas administrativas.
|
4
|
5
|
2
|
5
|
4
|
75
|
|
CRITERIOS
|
PONDERACIÓN
|
|
A
|
Impacto positivo en los usuarios
|
x 3
|
B
|
Impacto positivo en el personal
|
x 4
|
C
|
Proyecto viable económicamente
|
x 2
|
D
|
Proyecto innovador
|
x 5
|
E
|
Proyecto viable técnicamente
|
x 4
|
N.
|
PROYECTOS
EXTERNOS
|
CRITERIOS DE SELECCIÓN
(Valor de 1 a 5) x Ponderación
|
TOTAL
|
||||
A
|
B
|
C
|
D
|
E
|
|||
1
|
Desarrollar
nuevos sistemas de colaboración con las administraciones
|
3
|
4
|
2
|
2
|
4
|
55
|
2
|
Desarrollo
de un sistema de verificación y seguimiento de indicadores en la mejora de la
implantación de los sistemas telemáticos y de teletrabajo.
|
3
|
5
|
2
|
4
|
2
|
61
|
3
|
Incrementar
el desarrollo de la implantación de Gobierno Abierto.
|
5
|
5
|
2
|
5
|
2
|
72
|
4
|
Desarrollo
de nuevos programas de formación continua basados no solo en cursos abiertos
de formación continúa sino también en desarrollo de los propios
procedimientos administrativos de cada unidad.
|
3
|
5
|
3
|
4
|
5
|
75
|
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