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MOOC PLANIFICACIÓN Y
GESTIÓN DE PROYECTOS EN LA ADMINISTARCIÓN PÚBLICA
INFORME ACTUAL
4
de abril de 2019
DATOS DEL PROYECTO:
-Nombre: Proyecto TET 2020
Adaptación unidades administrativas a la tramitación electrónica y el teletrabajo.
-Jefe del proyecto: Dirección General de
Política Digital
-Entidad: Junta de Andalucía
ESTADO DE LOS INDICADORES DEFINIDOS EN EL PROYECTO:
Los indicadores y
objetivos tanto parciales como definitivos reflejados en el punto 4 del Acta de
Constitución han sido alcanzados parcialmente, a día de hoy su estado puede
observarse en el siguiente entregable:
El
proyecto tenía como objetivo la Adaptación unidades administrativas a la
tramitación electrónica y el teletrabajo finalizando el día 7 de junio de 2019; sin
embargo, debido tanto a los tiempos acumulados de retraso reflejados en el
planning Gantt de seguimiento así como en el correspondiente estadillo de
control de cambios, podemos observar que la implantación total se producirá con
fecha 30 de agosto de 2019.
En
cuanto a los objetivos señalados en el Acta de Constitución su estado actual es
le siguiente:
1 Se han aumentado las tramitaciones telemáticas
de los procedimientos por parte de los ciudadanos en un 85 % por lo que se
estima que ha fecha final puede alcanzarse el objetivo estimado consistente en
conseguir el 90 % en el 2020.
2.- Una vez realizadas las encuestas
parciales de satisfacción anuales se puede considerara que “la satisfacción
recibida” por parte de los ciudadanos ha sido de un 37,5
% anual.
3.- En cuanto al uso del teletrabajo por parte de los
empleados públicos se ha observado una notoria diferencia entre las diversas
unidades de la Junta de Andalucía en función de los Jefes de Servicio de cada
unidad y de su implicación en el proyecto. No se ha alcanzado el objetivo
considerado de que al menos los empleados públicos trabajasen mediante
teletrabajo en un 50 % las unidades administrativas que no presten servicio de
atención personalizada al ciudadano. Actualmente prestan servicio mediante
dicho programa un 42% del mismo.
4.-
Se ha observado, a pesar de no haber sido alcanzado el objetivo del 50 % en
teletrabajo, una reducción del coste de
la infraestructura material de las unidades administrativas en un 62 % debido
mayoritariamente a la reducción de espacio en infraestructuras (oficinas y
edificios) alcanzándose un ahorro anual del 43,25 %, mayor que el 30 % anual considerado en proyecto.
5.-
Se han desarrollado correctamente las 2 acciones anuales comprometidas en el
proyecto con el fin de aumentar la capacitación profesional de los empleados
públicos.
ALCANCE DEL PROYECTO
Se
ha desarrollado correctamente todos los entregables del proyecto.
ACTIVIDADES DEL PROYECTO
En cuanto a las actividades
desarrolladas se ha visto necesario la inclusión de una nueva subunidad en la
provincia de Almería. Esta Subunidad se ha implantado en Albox, siendo
necesaria por las siguientes razones:
1º.-
Distancia geográfica a la capital, más de 100 Km.
2º.-
Cantidad de ciudadanos que precisaban ayuda para la tramitación.
3º.-
Cantidad de tramitaciones relacionadas con permisos y licencias de ámbito interprovincial y con otras comunidades
autónomas, así como la relación comercial con la región de Murcia.
El
estado de las actividades puede observarse en la barra de estado vertical en el
planning de seguimiento siguiente:
Las
desviaciones observadas corresponden a la relación de fechas indicada en el
mismo. Así como la necesidad de fragmentación de ciertas actividades reflejadas
en el mismo y provocadas básicamente por la falta de recursos humanos adecuados
en ciertas provincias como Málaga y Granada lo que ha provocado un tiempo
muerto durante su implantación como puede observarse en el planning.
COSTES DEL PROYECTO
Los
costes han sufrido una desviación temporal, así como un reajuste necesario debido a la desviación de
las unidades, así como a los tiempos muertos surgidos y a las nueva subunidad.
El
nuevo coste total del proyecto de implantación ha ascendido a 2.991.611.- € lo
que supone un incremento del 6,99 % respecto a los 2.796.031,37 € reflejados
en el Acta de Constitución.
La nueva distribución de
los costes por tareas así como su desarrollo por trimestres puede observarse en
el siguiente diagrama de flujo:
RECURSOS HUMANOS
Los
miembros del equipo han realizado con eficiencia y eficacia, además con implicación personal en su trabajo.
En
relación a los conflictos; estos han surgido básicamente por la falta de
implicación telemática de algunos ciudadanos, que no han asumido aún a dia de hoy
la tecnología digital en sus vidas, y por tanto no desean o vez absurda una
implicación telemática de la sociedad. Afortunadamente se observa una evolución
positiva en este aspecto, sobre todo en las nuevas generaciones de ciudadanos.
También
hemos de considerar que a existido una cierta resistencia por parte de algunos
funcionarios que se resistían al cambio, si bien mediante las acciones
formativas se ha resuelto parcialmente dicha resistencia.
RIESGOS
En el acta de constitución se habían
previsto los siguientes riesgos
1º.-
Falta de confianza en el proyecto por parte de los responsables la
Administración Pública.
Se ha observado un aumento
exponencial por parte de los responsables a la medida de la implantación de
proyecto.
2º.-
Falta de medios materiales y recursos humanos debido a la falta de créditos en
los presupuestos anuales.
Si han dispuesto tanto los medios
materiales como recursos humanos adecuadamente.
3º.-
Falta de implicación de los empleados públicos en el proyecto.
Si
bien, por parte de los responsables se ha dotado de las herramientas necesarias
por parte de al Administración para la contratación de personal como para los
traslados necesarios para dotar a las unidades de personal, dicho personal ha
tenido reticencias a la hora de ocupar dichos puestos.
Una
vez integrados en las unidades y vista la utilidad de las mismas, cabe destacar
que el personal se ha involucrado de una forma efectiva y personal hasta llegar
a un punto donde el grado de implicación era tal que se han formado “Grupos de
innovación”.
ADQUISICIONES
Las
adquisiciones necesarias para la ejecución del proyecto fueron virtuales.
Consistieron en la adquisición de las licencias de ORACLE y el hosting para
alojar la plataforma y las bases de datos.
El
impulso del proyecto se realizó por parte de los coordinadores de forma eficaz
y eficiente.
ACCIONES CORRECTIVAS
Las
acciones correctivas fueron relativamente escasas dado el actual plan de implantación
de la tramitación electrónica, si bien en el área de teletrabajo supuso un
esfuerzo considerable convencer a la Administración del buen uso de los mecanismos
y equipos de dotación.
Una
vez se observó que los funcionarios realizaban sus tareas adecuadamente desde
sus ubicaciones personales (viviendas), los responsables de la Administración tomaron
conciencia de la utilidad de estas medidas y por tanto, aumentó su implicación.
Con
ello esperamos agilizar la tramitación y, sobre todo, la información al
seguimiento.
Así
mismo hay que poder interactuar desde twiter y en facebook. Resulta muy novedoso
para la administración, pero muy necesario para la ciudadanía
LECCIONES APRENDIDAS
Nuestro
peor enemigo hemos sido nosotros mismos ya que nos planteamos un proyecto de
gran envergadura e implicación personal. Quizás se deberíamos haber implantado
dicho proyecto en ciertas provincias y no en toda Andalucía.
Asimismo
ha quedado clara la importancia de la planificación del proyecto para el aseguramiento
del éxito del mismo.
Consejos:
Hemos confirmado que lo
importante para el buen desarrollo del proyecto son las personas y su grado de
implicación.
De la misma manera también hemos confirmado
que para proyectos de esta índole y ámbito de aplicación es necesario no solo
formar a los funcionarios que van a implantarlo sino que también deberíamos formar
a los colectivos específicos de la ciudadanos. Los cuales utilizan específicamente
aplicaciones para las tramitaciones como pueden ser transportistas, abogados,
empresas licitadoras de obra pública, etc... Ya que muchas veces los problemas vienen
ocasionados por el desconocimiento de las mismas.
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